Личное дело работника в условиях цифровой среды

• ФИЛЮЩЕНКО Людмила Ивановнакандидат юридических наук, доцент, доцент кафедры правового регулирования экономической деятельности, Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б. Н. ЕльцинаL.I.filushchenko@urfu.ru

Предметом исследования является проблема обеспечения конфиденциальности данных работников, представляемых работодателю, и формируемых личных дел. Помимо обязательного ведения личных дел некоторых категорий граждан, предусмотренного законом, получает распространение формирование личных дел сотрудников организаций в электронной форме, что усугубляет ситуацию с обеспечением конфиденциальности персональных данных. Проанализированы существующие проблемы со сбором излишней информации и утратой личных данных работников, сформулированы некоторые предложения по созданию механизма зашиты их прав и интересов.

Ключевые слова: профилирование, персональные данные, защита данных, неприкосновенность частной жизни, моральный вред, разрешительный прием регулирования, избыточная информация, кадровые решения

Стремительно развивающиеся цифровые технологии проникают во все сферы нашей жизни. Очередной этап наблюдается с распространением личных дел работников. До недавнего времени ведение личного дела предусматривалось законодательством для государственных гражданских и муниципальных служащих, военнослужащих. Целями обработки персональных данных этих категорий сотрудников закон называет содействие в прохождении службы, обучении, должностном росте, обеспечении личной безопасности служащего и членов его семьи. Служащий вправе знакомиться с содержанием личного дела, актуализировать содержащиеся в нем сведения. Новая форма анкеты о предоставлении сведений при поступлении на государственную и муниципальную службу, военную службу утверждена Указом Президента РФ от 10 октября 2024 г. № 870 «О некоторых вопросах представления сведений при поступлении на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации и их актуализации», и с 01.01.2026 года анкета будет заполняться с применением специальной программы «Анкета ГС (МС)» или иных информационных систем.

Дальнейшее развитие формирование личных дел в электронной форме получило в Федеральном законе РФ от 12 декабря 2023 года № 565 «О занятости населения в РФ», которым пред- 7 усмотрено цифровое профилирование гражданина, ищущего работу, и безработного гражданина. Личные дела этих граждан формируются с учетом сферы их предыдущей профессиональной деятельности, опыта работы, социально-демографических и других характеристик. Информация, полученная при профилировании, позволяет составить индивидуальный план содействия занятости, в котором определяется профильная группа гражданина, подходящая работа, перечень мер государственной поддержки, сроки предоставления мер и проч. Порядок формировании, ведения, хранения личного дела лица, ищущего работу, определен Приказом Министерства труда РФ от 28 ноября 2024 года № 639н «Об утверждении порядка формирования, ведения, хранения личного дела гражданина в электронной форме и порядка формирования и ведения хранения учетного дела работодателя в электронной форме».

При формировании личного дела гражданина в электронной форме в него включается информация, содержащаяся на единой цифровой платформе, полученная при предоставлении гражданину мер государственной поддержки в сфере занятости, назначении социальных выплат. Данные учитываются более чем по 30 позициям, с сохранением истории изменения информации.

Значительная их часть хранится 50 лет. С 1 декабря 2024 года началось создание цифрового профиля иностранного гражданина и лица без гражданства, прибывающих в Российскую Федерацию, в некоторых пунктах въезда в страну (а с 30 июня 2025 года будет осуществляться во всех пунктах). В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 7 ноября 2024 г. № 1510 «О проведении эксперимента по апробации правил и условий въезда в Российскую Федерацию и выезда из Российской Федерации иностранных граждан и лиц без гражданства» предполагается сдача биометрических персональных данных, прохождение геномной регистрации, получение электронной карты иностранного гражданина, содержащей данные о ее держателе, в том числе QR-код.

В перечисленных случаях речь идет о государственных информационных системах, предполагающих ведение личных дел. Однако при приеме на работу работодатели задумываются о формировании личных дел сотрудников, даже если закон не предусматривает такой обязанности. Обработка информации ведется с использованием специальных программ («1С ЗУП», «Босс-Кадровик», «Direсtum» и проч.), которые ускоряют поиск документов, облегчают ведение личных дел, принятие решений по кадровым вопросам. В отличие от государственных информационных систем, где обозначен состав обрабатываемых данных, в информационных системах работодателей нет четкого определения их состава. Сбор данных нередко ведется с нарушением законодательства. Собираются данные по социальным сетям, мессенджерам и подобным источникам, в анкетах содержатся вопросы личного характера, не имеющие отношения к трудовой деятельности, хранится избыточная информация, копии некоторых документов, хотя закон этого не позволяет. В информационных системах организаций встречаются дискриминационные положения. Над соблюдением норм закона не всегда задумываются при разработке программного обеспечения. Так, например, разработан модуль прогнозной диагностики – программа, преподносимая под предлогом, что позволяет службам охраны здоровья и кадровым службам выявлять риски, связанные со здоровьем сотрудников.

По мнению создателей программы, это приведет к повышению эффективности затрат предприятия на охрану здоровья. Предполагается подбор индивидуальных мер реагирования, углубленное обследование и наблюдение, страховые программы и прочее. При использовании такого модуля программного обеспечения нарушаются нормы Федерального закона РФ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» от 21 ноября 2011 года № 323 и Федерального закона РФ «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152, которые признают сведения о фактах обращения к врачу, диагнозе, способах лечения и т. п. специальными категориями данных, которые нельзя обрабатывать (за определенными исключениями) [1, с. 94–95]. Работодатели также используют автоматизированные системы контроля за соблюдением охраны труда, выполнением трудовых обязанностей, что создает возможности утраты конфиденциальной информации о состоянии здоровья работников и может привести к нарушению неприкосновенности личной жизни.

Учитывая существующие риски, законодатель определил, что работодатели, обрабатывающие огромный массив данных о работниках, в том числе о частной жизни (наличие семьи, детей и проч.), являются операторами персональных данных и обязаны уведомлять об этом соответствующие органы. При этом опасность утраты конфиденциальности данных, возможные программные ошибки, удаление информации, проблемы с обновлением программ и их функций сохраняются. Некоторые специалисты считают, что в интернет уже утекли данные всех россиян и это создает условия для различного рода способов проникновения в жизнь граждан. По данным Роскомнадзора только за 2024 год зафиксировал свыше 710 миллионов утекших записей о россиянах. Проблемы защиты персональных данных, неприкосновенности частной жизни работников не ослабевают. Способствует нарушениям наличие пробелов и отсутствие четких ограничений в законодательстве. Так, письменное согласие зачастую дается гражданами формально, не всегда осознающими правовые последствия. Под предлогом имеющегося согласия идет сбор и такой информации, которая не относится к выполнению трудовой функции. Правило об отзыве согласия на обработку данных представляется не очень эффективным, поскольку у граждан нет механизмов контроля за их уничтожением. С 1 марта 2023 года Приказом Роскомнадзора от 28 октября 2022 г. №179 «Об утверждении требований к подтверждению уничтожения персональных данных» определены два документа, которые являются доказательствами уничтожения данных: акт об уничтожении (с обязательными элементами) и выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных (в зависимости от того, ведется обработка данных вручную или автоматизированно). Пока трудно сказать, как будет развиваться практика применения этого законодательства. Возникает вопрос и о том, как соотносится норма об отзыве согласия на обработку данных с правилом о хранении личных данных в течение 50 лет. В случае предоставления государственной или муниципальной услуги это объяснимо, но в иных ситуациях вряд ли оправдано. На наш взгляд, при обработке персональных данных работников (и граждан в целом) предпочтительным является разрешительный тип регулирования. Необходимо четко сформулировать, что запрещается обработка персональных данных кроме случаев (оснований), предусмотренных законом, и только в том объеме, который необходим для целей обработки. Желательно определить состав данных, включаемых в личное дело работника. Следует закрепить правило о том, что отказ лица, претендующего на работу, предоставить какую-либо информацию, не предусмотренную законом и не имеющую отношения к выполнению трудовой функции, не может быть поводом к отказу в приеме на работу. Этим правилом можно дополнить статью 64 ТК РФ – такой отказ будет необоснованным. Отказ работника предоставить информацию, не имеющую отношения к осуществлению трудовой деятельности, не может служить поводом к принятию и иных кадровых решений. Стоит заметить, что использование автоматизированных систем учета и контроля действий, операций работников ведет к принятию работодателем «непрозрачных кадровых решений» [2, с. 67]. В связи с этим следовало бы предусмотреть запрет их принятия исключительно на основе автоматизированной обработки данных. Проблема обсуждаема в литературе, и уже встречаются судебные споры по применению роботов-рекрутеров [3, с.100].

Пока законодатель медлит, работодатели, для которых ведение личных дел сотрудников не является обязательным, могут подготовить локальный нормативный акт, в соответствии с которым будет осуществляться обработка данных в автоматизированном виде. К подготовке локального нормативного акта, определяющего процедуры кадрового документооборота и формирования цифрового профиля сотрудников, нужно подойти основательно: закрепить право работников на ознакомление с содержанием личного дела, требовать устранения недостоверных, устаревших данных и не соответствующих целям обработки. Дополнения необходимо внести в статью 21 ТК РФ. Работник вправе получать полную информацию не только об условиях труда и требованиях охраны труда, но и о личных данных, собираемых работодателем.

Не только работодатели злоупотребляют правом при обработке персональных данных.

Практика свидетельствует о том, что многочисленные «утечки» происходят по вине сотрудников, имеющих доступ к информации [4, с. 27–28].

Механизмов трудового права для недопущения таких действий оказывается явно недостаточно (увольнение виновного с работы по подп. «в» пункта 6 статьи 81 ТК РФ, компенсация морального и материального вреда). В сфере трудовых правоотношений работники все активнее используют такой способ защиты, как компенсация морального вреда, но не всегда он является достаточной компенсацией. Вред, наносимый посягательствами на личные нематериальные блага, иногда не может быть оценен в денежном выражении. В литературе обращалось внимание на необходимость ужесточения ответственности как похитителей персональных данных, так и лиц, использующих данные с неблаговидными и преступными целями. Определенные меры предпринимаются.

Так, Федеральным законом РФ от 30 ноября 2024 года № 420 «О внесении изменений в Кодекс РФ об административных правонарушениях» увеличены штрафы в отношении физических лиц, организаций и должностных лиц за допущенные при обработке данных нарушения, в том числе при обработке биометрических данных и специальных категорий данных (статья 13.11 КоАП РФ в новой редакции). Новые правила Федерального закона № 420 вступают в силу с 30 мая 2025 года, 7 что требует разъяснения норм об ответственности лиц, имеющих доступ к персональным данным. В должностных инструкциях, трудовых договорах с сотрудниками необходимо включать положения, направленные на пресечение кражи личных данных работников.

Таким образом, расширение круга лиц, в отношении которых формируется личное дело в цифровом виде, по-видимому, будет продолжаться, что требует дальнейшего совершенствования правовых механизмов защиты личных данных.

Список литературы

1. Филющенко Л.И. Цифровой профиль работника: проблемы защиты персональных данных // Законы России: опыт, анализ, практика. 2024. № 11. С. 93–97.
2. Шуралева С. В. Право на неприкосновенность частной жизни в трудовом правоотношении: в поисках компромисса // Трудовое и социальное право. 2023. № 1(45). С. 65–69.
3. Филипова И. А. Трудовое право при переходе к цифровому обществу: происходящие изменения и контуры будущего // Журнал Российского права. 2021. Том. 25. № 3. С. 92–105. DOI: 10.12737/jrl.2021.036
4. Марданова Г. А. Защита персональных данных – обеспечение конституционных прав и свобод граждан // Журнал юридических исследований. 2023. Том 8. № 1. С. 24–30. Spisok literatury:
5. Filyushchenko L.I. Cifrovoj profil’ rabotnika: problemy zashchity perso-nal’nyh dannyh // Zakony Rossii: opyt, analiz, praktika. 2024. № 11. S. 93–97.
6. SHuraleva S. V. Pravo na neprikosnovennost’ chastnoj zhizni v trudovom pra-vootnoshenii: v poiskah kompromissa // Trudovoe i social’noe pravo. 2023. № 1(45). S. 65–69.
7. Filipova I. A. Trudovoe pravo pri perekhode k cifrovomu obshchestvu: prois-hodyashchie izmeneniya i kontury budushchego // ZHurnal Rossijskogo prava. 2021. Tom. 25. № 3. S. 92–105.
8. Mardanova G. A. Zashchita personal’nyh dannyh – obespechenie konstitucion-nyh prav i svobod grazhdan // ZHurnal yuridicheskih issledovanij. 2023. Tom 8. № 1. S. 24–30.

Скачать